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Urlaubsplanung für Führungs­kräfte: Entspannt in den Urlaub starten

Workation und always on? In manchen Situationen hilfreich, manchmal nötig. Aber Urlaub ist Urlaub – auch für Sie als Führungskraft. Damit Sie entspannt in die Ferien starten können, haben wir Tipps für Ihre Urlaubsvorbereitung.

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Workation und always on? In manchen Situationen hilfreich, manchmal nötig. Aber Urlaub ist Urlaub – auch für Sie als Führungskraft. Damit Sie entspannt in die Ferien starten können, haben wir Tipps für Ihre Urlaubsvorbereitung.

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Urlaub für Führungskräfte Was gefährdet Urlaub Urlaub richtig planen

Ab in den Urlaub: Gilt auch für Führungs­kräfte

Ihr Kalender ist voll, ein Meeting reiht sich ans nächste. Sie sind in sämtliche operativen Prozesse eingebunden, das Management erwartet ständige Erreichbarkeit, und die Mitarbeiter*innen brauchen Sie auch. Als Führungskraft ist es nicht so easy, loszulassen und einfach mal „off“ zu sein. Dabei ist gerade das wichtig, wenn Sie ansonsten immer unter Strom stehen und gedanklich kaum aus der Arbeit rauskommen.

Klar, moderne Arbeitsmodelle lassen mehr Spielräume als es früher noch denkbar war. Homeoffice, remote Working, hybrides Arbeiten, Workation, Co-Working – spätestens seit den durch Corona bedingten Einschränkungen hat sich eine Menge verändert. Das ermöglicht Chancen, Arbeit und Freizeit anders zu vernetzen. Aber es birgt auch das Risiko, dass die Trennung zwischen Job und Privatleben weiter aufweicht – und Abschalten noch schwieriger macht.

Auch deshalb sollte Urlaub wirklich Urlaub sein – Erholung und Pause vom daily business und der Verantwortung, die man im Job trägt. Damit das gelingt, ist eine gute Urlaubsplanung für Führungskräfte das A und O.

Schritt 1: Was gefährdet Ihren Urlaub?

Verantwortung verpflichtet: Kennen wir alle.

  • Mein Team muss mich erreichen können.
  • Ich kann doch nicht einfach das Projekt im Stich lassen.
  • Diensthandy ausschalten, geht das?

All das sind Gedanken, die Sie als Führungskraft sicher kennen. Und genau das sind Gründe, die Ihren Urlaub und damit Ihre Erholung gefährden.

Aber das ist nur die eine Seite: Viele Führungskräfte werden im Urlaub trotzdem immer wieder von Mitarbeiter*innen oder Chefs kontaktiert. Vielleicht sogar kurzfristig zu Meetings einberufen oder darum gebeten, auch im Urlaub erreichbar zu bleiben. Da klare Grenzen zu ziehen und sich vom möglichen Erwartungsdruck frei zu machen, kann schwer fallen.

Schwups mischen sich im Urlaub immer wieder Gedanken an die Arbeit. Und ein möglicher Anruf oder ein Meeting, das noch schnell aus dem Hotelzimmer organisiert wird, bringt nicht nur Freizeitplanungen und Entspannung durcheinander – es kann auch zum Streit mit der Familie führen.

Schritt 2: Die richtige Urlaubsvorbereitung hilft

Klar, ab einem gewissen Verantwortungslevel ist es schwieriger, sich aus dem Joballtag rauszunehmen. Und vielleicht gibt es Ausnahmen, in denen auch im Urlaub das Diensthandy klingelt. Aber mit einer durchdachten Urlaubsvorbereitung und ein paar Tricks können Sie schon im Vorfeld einiges für entspannte Ferien tun:

Planen Sie Ihren Urlaub möglichst frühzeitig. So haben Sie die Chance, wichtige Termine oder Meetings im Vorfeld auf einen anderen Zeitpunkt zu legen und kommen nicht in Konflikte. Außerdem können Sie das Zeitfenster so mit Kolleg*innen abstimmen und eine Vertretung sicherstellen.

Eine offene und wertschätzende Kommunikation hilft auch in Sachen Urlaub: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen. Sie können Projekte bzw. Meetings während Ihres Urlaubs übernehmen, so dass Sie mit einem guten Gefühl offline gehen können.

Wer Aufgaben teilt, Vertretungen frühzeitig klärt und im Team arbeitet, profitiert übrigens auch im normalen Tagesgeschäft: Meistens lässt sich im gemeinsam kreativer arbeiten, in Spitzenzeiten ist der Workload besser zu managen und falls jemand krankheitsbedingt ausfällt, sind die Kolleg*innen ohne Probleme im Thema.

Kommunizieren Sie gegenüber Ihren Geschäftspartner*innen und Kund*innen, wann Sie Urlaub haben. So lassen sich Termine frühzeitig in verfügbare Zeiträume legen oder es kann im Vorfeld die Vertretungen geklärt werden.

Was ist wichtig? Was müssen die Kolleg*innen wissen, die Sie vertreten? Gibt es Fristen? Fassen Sie alle relevanten Infos zusammen und besprechen Sie es am besten auch nochmal persönlich, um ggf. Rückfragen direkt beantworten zu können. So können Ihre Kolleg*innen ohne große Reibungsverluste Ihre Projekte übernehmen oder zumindest das Nötigste abfangen. Und Sie wissen, dass Sie gut vertreten werden – das hilft abzuschalten.

Letzter Tag im Büro oder Homeoffice: Machen Sie Ihren Schreibtisch ferienfit. Stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein, sprechen Sie ggf. auf den Anrufbeantworter und sortieren Sie Ihre Unterlagen. Ganz wichtig: vertrauliche Unterlagen immer wegschließen.

Der Urlaub ist vorbei und der Arbeitsalltag bricht über Sie rein. Auch jetzt können Sie – vorbereitend auf den nächsten Urlaub – etwas tun. Sprechen Sie mit Ihren Kolleg*innen:

  • Was lief gut?
  • Was hat nicht so reibungslos geklappt?
  • Was hat ggf. gefehlt?

Diesen Input können Sie für Ihren nächsten Urlaub nutzen. Versuchen Sie außerdem die jetzt anfallenden Aufgaben zu priorisieren. In der Regel muss nicht alles an Tag 1 nach dem Urlaub erledigt werden. Versuchen Sie, die ersten Tage in Ruhe anzukommen, damit die Erholung nicht gleich verpufft. Davon profitiert auch Ihre Arbeit – und zwar langfristig.

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Führungskräfte stehen in ihrer Position zwischen den Anforderungen von Vorgesetzten und denen ihres Teams: eine herausfordernde Rolle, in der die eigenen Bedürfnisse und die Gesundheit schnell hintenangestellt werden.

Unser Online-Portal „Gesund Führen“ bietet Führungskräften eine geeignete Unterstützung, das richtige Gleichgewicht zu finden.

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Illustration einer Frau auf einer Liege mit Handy in der Hand

Neue Studie „Arbeit und Erholung“

Eigentlich ist Urlaub die schönste Zeit des Jahres: Zeit für sich selbst, mit Partner*in, Familie oder Freund*innen, Abschalten von der Arbeit. Aber gelingt dies wirklich oder ist das Wunschdenken? Unsere Expertin hat die Studien-Ergebnisse eingeordnet.

Zum Interview zur Studie