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Betriebs­prüfungen: Ablauf und Folgen daraus

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) hat den gesetzlichen Auftrag regelmäßig eine Betriebsprüfung in den Unternehmen durchzuführen. Daraus ergeben sich einige Nacharbeiten für uns, zu denen wir Sie nach Abschluss der Prüfung kontaktieren.

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Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) hat den gesetzlichen Auftrag regelmäßig eine Betriebsprüfung in den Unternehmen durchzuführen. Daraus ergeben sich einige Nacharbeiten für uns, zu denen wir Sie nach Abschluss der Prüfung kontaktieren.

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Betriebsprüfung Betriebsprüfbericht Forderungen Erstattungen

Umfang und Ablauf einer Betriebs­prüfung

Die Betriebsprüfungen dienen in 1. Linie dazu, festzustellen, ob im Rahmen der Entgeltabrechnung alle sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen erfüllt worden sind. Da sich die Sozialversicherung nach dem Solidarprinzip richtet, ist es wichtig, dass die Gelder ordnungsgemäß in den richtigen „Geldtöpfen“ landen und die Arbeitnehmer*innen ihre Leistungen in Anspruch nehmen können.

Die Betriebsprüfung umfasst insbesondere die folgenden Punkte:

  • Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht und Versicherungsfreiheit)
  • Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltes und die für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen der Entgeltbestandteile
  • Zeitliche Zuordnung der Entgelte und Berechnung der Beiträge
  • Abgegebene Meldungen zur Sozialversicherung
  • Berechnung der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
  • Berechnung der Insolvenzgeldumlage
  • Vollständigkeit der Entgeltunterlagen

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich in Rahmen von Stichproben.

Die DRV führt spätestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung durch. Die Prüfer*innen stimmen mit den Unternehmen einige Wochen vorher einen Termin für die Prüfung ab. Bei kleineren Unternehmen kann es sein, dass nur die notwendigen Unterlagen angefordert werden und die Prüfung im Rahmen einer sog. Schreibtischprüfung erfolgt.

Falls Löhne und Gehälter extern über ein Steuerbüro, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt Sie als Arbeitgeber*in sind einverstanden.

Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebes ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel 1 oder 2 Tage. Bei Arbeitgeber*innen mit mehreren einhundert Mitarbeitern sind unter Umständen mehrere Prüfer*innen vor Ort und die Prüfung dauert länger.

Betriebs­prüfbericht

Nach Abschluss der Prüfung erhalten Sie von der DRV einen Betriebsprüfbericht. Dieser kann ohne Beanstandungen sein, Forderungen oder Erstattungsansprüche enthalten.

Die Auswertung des Berichtes und die Umsetzung der Forderungen, Erstattungen oder ggf. fehlenden Meldungen zur Sozialversicherung nimmt die für den betreffenden Arbeitnehmenden zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) vor. Diese erhält also einen entsprechenden Auszug des Berichtes über einen maschinellen Übermittlungsweg.

Forderungen nach einer Betriebs­prüfung

Wurden während der Prüfung Forderungen festgestellt, erhalten Sie von uns ein Anschreiben über deren Höhe und bis wann Sie diese begleichen müssen. Der Fälligkeitstermin für die Zahlung ist immer der Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge, der dem Bescheiddatum des Prüfberichtes folgt. Sollten Sie aufgrund der Höhe der Forderungen Zahlungsschwierigkeiten haben, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit einer Ratenzahlung an.

Sollten Sie im Rahmen der Prüfung Meldungen zur Sozialversicherung nachholen müssen, erhalten Sie auch dazu genaue Angaben von uns.

Erstattungen nach einer Betriebs­prüfung

Das Ergebnis der Prüfung kann auch ein Erstattungsanspruch für Sie sein. Ist dies der Fall, erhalten Sie von uns einen Erstattungsantrag. Dieser ist erforderlich, damit die Anteile von Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen ggf. getrennt erstattet oder die Höhe der erstatteten Beiträge an die anderen Sozialversicherungsträger gemeldet werden können.

Information

Noch Fragen zur Betriebsprüfung?

Detaillierte Informationen zum Thema Betriebsprüfung finden Sie in unserem Informationsportal für Arbeitgebende.

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