Umlage­versicherung 1 (U1)

Entgelt­fortzahlung im Krankheitsfall: Was gilt

Wann Sie als Arbeitgeber*in das Entgelt Ihrer Beschäftigten fortzahlen müssen, regelt das sogenannte Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben Arbeitnehmer*innen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden:

• Die Ursache für die Arbeitsunfähigkeit ist eine Krankheit.
• Außer der Arbeitsunfähigkeit liegen keine weiteren Ursachen zur Arbeitsverhinderung vor.
• Die Arbeitsunfähigkeit ist nicht selbst verschuldet.
• Das Arbeitsverhältnis besteht seit mind. 4 Wochen ohne Unterbrechung.

Während der Arbeitsunfähigkeit erhalten Arbeitnehmer*innen ihr regelmäßiges Entgelt zu 100 % weiter fortgezahlt. Auch ihre Anteile zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer müssen während der Arbeitsunfähigkeit fortgezahlt werden.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für längstens 6 Wochen von Beginn der Arbeitsunfähigkeit an. Bei der Berechnung der 6-Wochen-Frist sind allein die Kalendertage maßgebend, an denen die oder der Beschäftigte arbeitsunfähig erkrankt ist, nicht die entsprechenden Arbeits- oder Werktage. In Tarifvereinbarungen oder ähnlichem kann jedoch eine längere Frist festgelegt werden.

Bei Beantragung einer Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen der U1 kann längstens ein Zeitraum von 42 Kalendertagen geltend gemacht werden.

Erstattung der Arbeitgeber­aufwendungen

Die gesetzliche Grundlage für die Erstattungen regelt das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Es werden Leistungen erstattet, die Sie als Arbeitgeber*in während der Arbeitsunfähigkeit an erkrankte Arbeitnehmer*innen und Auszubildende fortzahlen müssen. Grundlage für die Berechnung ist stets das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze.

Voraussetzung für die Erstattung ist, dass Sie die Umlageversicherungsbeiträge im Beitragsnachweis an die zuständige Krankenkasse übermittelt und gezahlt haben. Für die Erstattung muss ein Erstattungsantrag gestellt werden. Diesen können Sie direkt über Ihr Abrechnungssystem an die zuständige Kasse maschinell übermitteln oder Sie nutzen das SV-Meldeportal.

Sie müssen anhand der Arbeitsunfähigkeitsquote in Ihrem Unternehmen entscheiden, welcher Erstattungssatz für Sie Sinn macht. Haben Sie eine hohe Arbeitsunfähigkeitsquote ist es von Vorteil den allgemeinen Erstattungssatz zu wählen, da Sie dann eine höhere Erstattung erhalten. Ist das Risiko von Arbeitsunfähigkeiten innerhalb Ihrer Belegschaft gering, ist vielleicht auch der ermäßigte Erstattungssatz ausreichend.

Ihre Beitragsanteile als Arbeitgeber*in sind mit den Erstattungssätzen abgegolten. Eine zusätzliche Auszahlung erfolgt nicht. Grundsätzlich erfolgt eine Erstattung aller Aufwendungen, die Sie im Rahmen der Entgeltfortzahlung geleistet haben. Es gibt allerdings auch nicht erstattungsfähige Aufwendungen.

Bitte beachten: Bei neuen Beschäftigungsverhältnissen gilt eine Besonderheit. In den ersten 4 Wochen besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung und damit auch kein Anspruch auf die Erstattung im Rahmen der U1. Die 6-Wochen-Frist beginnt erst nach Ablauf der 4 Wochen. Bei einem Wechsel von einer geringfügigen Beschäftigung zu einer Pflichtversicherung, einer Weiterbeschäftigung im Rahmen eines Betriebsübergangs oder bei einem Wechsel der Betriebsstätte tritt keine neue Wartezeit von 4 Wochen ein.