Elektronische Patienten­akte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein sicherer digitaler Ablageort für deine medizinischen Dokumente. Nur du bestimmst, was dort gespeichert wird und wer darauf zugreifen darf. Die ePA nutzt du als App auf deinem Smartphone oder Tablet.

Wir stellen dir die App zur Verfügung. Du findest diese in deinem App Store (für Android und iOS), dort einfach nach „Pronova BKK ePA“ suchen, runterladen und es kann losgehen.

Zuerst legst du ein Benutzerkonto an, das du per E-Mail bestätigst, und verbindest dein Konto mit deinem Smartphone oder Tablet. Und danach gilt: safety first, denn der Schutz deiner Daten ist uns sehr wichtig. Damit sichergestellt ist, dass nur du Zugriff auf deine Daten hast, prüfen wir deine Identität. Such dir einfach aus, welches Verfahren dir am liebsten ist:

• Du hast bereits die PIN für deine NFC-fähige Gesundheitskarte bekommen? Dann kannst du ganz easy mit ihr deine Identität für die ePA bestätigen.
• Du besitzt den neuen onlinefähigen Personalausweis und hast eine PIN dafür? Dann kannst du die Identifikation ruckzuck über dein Smartphone vornehmen. Hier leiten wir dich zum POSTIDENT Portal der Deutschen Post weiter. Nach erfolgreicher Identifizierung bist du startklar für die Nutzung der ePA.
• Du möchtest uns lieber in einem Service-Center besuchen? Kein Problem, wir können auch vor Ort die Identifikation mit dir zusammen abschließen.

Die ePA ist kostenlos und freiwillig. Du kannst sie für dich selbst anlegen und bis zum 15. Geburtstag auch für deine Kinder.

Du kannst deine ePA jederzeit direkt in der App oder schriftlich kündigen. Bitte beachte: Deine Daten werden nach einer Frist von 6 Wochen zum Ende des folgenden Monats gelöscht.

Bei einem Wechsel der Krankenkasse kannst du deine Daten aus der ePA exportieren und ganz einfach zu deiner neuen Krankenkasse mitnehmen.

Für die ePA-App wird ein Smartphone oder Tablet mit einem Betriebssystem für Android ab Version 10 oder IOS ab Version 15 benötigt. Achtung: Hast du auf deinem Smartphone ein sogenanntes Jailbreak-Tool installiert – das sind Programme, die es dir erlauben, von deinem Smartphone-Hersteller nicht überprüfte Apps zu installieren – kannst du die ePA-App allerdings nicht installieren. Lösche daher ggf. dein Jailbreak-Tool, bevor du die App installierst.

Du möchtest deine ePA mit mehreren Geräten nutzen? Das geht ganz leicht: In der App kannst du weitere Geräte registrieren. Im Menüpunkt „Elektronische Patientenakte“ findest du einen QR-Code. Scanne diesen mit deinem weiteren Handy oder Tablet ab und die Geräte sind miteinander verbunden.

Möchtest du die ePA ganz ohne App nutzen, bekommst du von uns eine PIN für deine elektronische Gesundheitskarte. Damit kannst du deiner Ärztin oder deinem Arzt direkt in der Praxis Zugriff auf deine ePA geben. Sprich uns dazu im Service-Center oder telefonisch unter 0214 32296-4916 an. Aber denk dran: Nutzt du die ePA ohne die App, kannst du von zu Hause nicht auf deine Daten zugreifen.

In deiner ePA kannst du aktuell Dateien mit jeweils bis zu 25 MB in den Formaten PDF, TXT, RTF, JPG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, ODS und XML speichern. Der Speicherplatz ist nicht begrenzt, also musst du dir keine Sorgen machen, dass Dokumente verloren gehen oder nicht in deine ePA passen. Du kannst deine Dokumente auch jederzeit herunterladen – achte aber darauf, sie an einem sicheren Ort zu speichern.

Deine ePA ist mit deinem mobilen Endgerät verbunden (Gerätebindung).

Damit ist zusätzlich sichergestellt, dass auch nur du den Zugriff auf deine Gesundheitsdaten hast. Deine Gerätebindung musst du alle 6 Monate durch eine neue Identifizierung bei der Anmeldung erneuern.

Das ist natürlich ganz easy. Such dir einfach aus, welches Verfahren dir am liebsten ist:

• Du hast bereits die PIN für deine NFC-fähige Gesundheitskarte bekommen? Dann kannst du ganz easy mit ihr deine Identität für die ePA bestätigen.
• Du besitzt den neuen onlinefähigen Personalausweis und hast eine PIN dafür? Dann kannst du die Identifikation ruckzuck über dein Smartphone vornehmen. Hier leiten wir dich zum POSTIDENT Portal der Deutschen Post weiter. Nach erfolgreicher Identifizierung bist du startklar für die Nutzung der ePA.
• Du möchtest uns lieber in einem Service-Center besuchen? Kein Problem, wir können auch vor Ort die Identifikation mit dir zusammen abschließen.

Zum Jahreswechsel stellen wir dir deine persönliche Gesundheits-ID zur Verfügung. Damit hast du einen einheitlichen Zugang zu vielen digitalen Gesundheitsanwendungen wie zum Beispiel deiner elektronischen Patientenakte (ePA), dem E-Rezept und noch vielen weiteren kommenden digitalen Angeboten. Mit der Einrichtung (Registrierung & Identifizierung) deiner ePA richtest du dir deine persönliche digitale Identität ein. Das Ganze ist für dich natürlich freiwillig.

Du hast bereits einen Zugang für deine ePA eingerichtet? Super! Dann hast du mit deinem Benutzerkonto bereits deine Gesundheits-ID eingerichtet.

Du hast noch kein Benutzerkonto für deine ePA eingerichtet? Kein Problem, das geht ganz easy. Schau dir gerne die Erklärung unter dem Punkt „Wie erhalte ich die ePA?“ an.

Du hast die ePA in der Vergangenheit bereits über die ePA-App genutzt? Dann ändert sich erst einmal nichts für dich. Du erhältst Anfang 2025 ein Update. Melde dich dann wie gewohnt mit deinem Benutzerkonto, also deiner Gesundheits-ID an.

Du nutzt die ePA bald zum 1. Mal? Ab Januar 2025 wird für alle gesetzlich Versicherten nach und nach automatisch eine elektronische Patientenakte angelegt. D. h. wir kümmern uns um die Einrichtung deiner Akte, du musst nichts weiter machen. Mit jeder ärztlichen Behandlung füllt sich deine Akte automatisch. Zu Beginn wird sie dementsprechend auch noch leer sein.

Das Wichtigste zuerst: Du benötigst für die ePA keine App! Du kannst dich entspannt zurücklehnen, denn die elektronische Patientenakte funktioniert auch ohne Smartphone oder Tablet. Deine Ärztinnen und Ärzte werden deine Dokumente ab Januar 2025 automatisch in deiner ePA ablegen. So wirst du auch ohne App von den meisten Vorteilen, wie z. B. der verbesserten Versorgung im Notfall, profitieren können.

Wenn du über dein Smartphone oder Tablet Einsicht in deine ePA haben möchtest, empfehlen wir dir unsere App „Pronova BKK – ePA“. Du findest sie in deinem App-Store (iOS/Android). Nach Registrierung und Identifizierung kannst du direkt loslegen.

Wie du die ePA-App einrichtest, zeigen wir dir in unserem Video.

Übrigens: Auch hier besteht kein Zeitdruck. Die App kannst du dir zu jedem Zeitpunkt besorgen und du kannst loslegen, wann immer du möchtest.

Das Wichtigste zuerst: es besteht kein zeitlicher Druck. Wenn du für dich entschieden hast, dass du keine ePA haben möchtest, kannst du zu jedem Zeitpunkt widersprechen. Du hast dabei verschiedene Möglichkeiten:

1. Du kannst der automatischen Einrichtung deiner elektronischen Patientenakte in vollem Umfang widersprechen.

2. Du widersprichst in Teilen der ePA. Folgendes kannst du bestimmen:

• Wir dürfen keine Leistungsauskunft mit deinen Abrechnungsdaten in deine ePA einstellen.
• Wir dürfen deine Daten aus dem E-Rezept nicht in die Medikationsliste der ePA übertragen.
• Leistungserbringende dürfen keinen Zugriff auf deine Medikationsdaten und deine Medikationsliste haben (digital gestützter Medikationsprozess).
• Wir dürfen deine Daten nicht anonymisiert für Forschungszwecke weitergeben (ab Juli 2025).

Deinen Widerspruch kannst du zu jedem Zeitpunkt einreichen: entweder schriftlich (formlos) oder über unsere Pronova BKK-App und den dort hinterlegten Antrag unter dem Reiter „Digitale Services – Anträge – Leistungen“.

Wenn du deine ePA einrichtest, hast erstmal nur du selbst Zugriff auf deine Daten. Anschließend kannst du entscheiden, wer noch zugreifen darf.

Du kannst allen Personen und Einrichtungen, die sich um deine Gesundheit kümmern, Zugriff auf deine ePA geben: Ärztinnen und Ärzten, Psychotherapeut*innen und Hebammen, aber auch Apotheken, Reha-Kliniken und Krankenhäusern sowie gesetzlichen Vertreter*innen. Beachte dabei, dass Ärztinnen und Ärzte deine ePA nicht persönlich bearbeiten müssen. Sie dürfen diese Aufgabe an ihr Praxispersonal abgeben. Deine Privatsphäre bleibt dabei weiterhin geschützt.

Du kannst gezielt den Zugriff für den gesamten Patientenordner oder einzelne Dokumente erlauben. Geht es nur um einen einzelnen Termin, kannst du einen Zugriff für einen Tag einstellen. Bist du dauerhaft bei einer Ärztin oder einem Arzt in Behandlung, vergibst du die Berechtigung ganz einfach für bis zu 2 Jahre. In der App ist ein Zeitraum von 7 Tagen voreingestellt. Du kannst alle Berechtigungen jederzeit verlängern oder sperren.

Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken können alle Informationen in deiner ePA speichern, die für deine Behandlung relevant sind. Das sind zum Beispiel:

• Dein Medikationsplan: Darin sind alle deine Medikamente aufgelistet, sofern du mindestens drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnimmst.
• Dein Notfalldatensatz: Das sind Informationen zu medizinischen Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamenten für die Notfallversorgung. Auch Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Organspende-Erklärungen gehören dazu.
• Deine Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen
• Elektronische Arztbriefe (sogenannte eArztbriefe): Darin sind Informationen abgespeichert, die wichtig für Überweisungen und Weiterbehandlung bei anderen Ärztinnen und Ärzten sind.

Außerdem kannst du Impfausweis, Mutterpass, Untersuchungshefte für Kinder und das Zahnbonusheft in deiner ePA hinterlegen und jederzeit abrufen. Mit separaten Leseberechtigungen für jedes Dokument hast du besonders viel Kontrolle über deine Daten. Die App benachrichtigt dich, wenn Dokumente neu hochgeladen oder verändert werden. Außerdem kannst du alle Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

Ja – unbedingt! Du solltest deine Ärztin oder deinen Arzt regelmäßig bitten, die Dokumente in deiner ePA zu aktualisieren. Dazu gehören zum Beispiel neue Diagnosen oder verschreibungspflichtige Medikamente. Wenn du die ePA heruntergeladen und dich registriert hast, lässt du am besten deine Patientengeschichte von deiner Ärztin oder deinem Arzt ausfüllen. Prüfe deine Daten regelmäßig.

Sollte sich deine Ärztin oder dein Arzt weigern, deine ePA zu befüllen, wendest du dich an deine örtliche Kassenärztliche Vereinigung (KV). Die Kontaktdaten bekommst du bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Erteilst du uns die Berechtigung, können wir dir die sogenannte Leistungsauskunft in der ePA zur Verfügung stellen. Damit hast du einen Überblick, welche Leistungen du bei uns in Anspruch genommen hast.

Niemand außer dir und den Personen, denen du es erlaubst. Auch nicht deine Krankenkasse als Anbieter der App und das Unternehmen, das die App betreut (der IT-Dienstleister BITMARCK).

Deine Krankenkasse als Anbieter der ePA speichert und verarbeitet deine Daten.

Die Server befinden sich in Deutschland und unterliegen damit deutschen Vorgaben zum Datenschutz. So sind deine Daten immer sicher.

Theoretisch kannst du deine Daten lebenslang in deiner ePA speichern. Gesundheitsdaten kannst du jederzeit löschen. Deine persönlichen Daten werden erst gelöscht, wenn du die gesamte ePA löschen lässt. Wichtig: Erlaubst du zum Beispiel einer Ärztin oder einem Arzt, Dokumente herunterzuladen, kann sie oder er diese im Arztinformationssystem speichern. Dort bleiben sie auch dann, wenn du sie aus deiner ePA löschst.

Du kannst deine ePA jederzeit mit einer Frist von 6 Wochen zum Folgemonat löschen.

Bitte melde dich in diesem Fall direkt bei unserem Versichertenhelpdesk unter der Nummer 0214 32296-4916 (montags bis freitags, 08:00 bis 16:00 Uhr) oder sperre deine ePA direkt online über den ePA-Self-Service.

Die App ist im besten Sinne barrierefrei gestaltet. Was das genau bedeutet? Hier sind die technischen Details:

Die App wird generell unter Einhaltung der Vorgaben zu herstellerspezifischem Design der jeweiligen Plattform (Google Material Design Guidelines bzw. Apple Human Interface Guidelines) sowie nach Prinzipien des Interaktionsdesigns, mobilen Interaktionsdesigns und der Ergonomie von Benutzeroberflächen gestaltet.

Die Benutzeroberflächen werden jeweils in Form von auf der Plattform nativen Code/Oberflächen umgesetzt und unterstützen damit generell plattformspezifische Funktionen für Barrierefreiheit (Screen Reader, Touch Feedback etc.). Bei der Umsetzung der Benutzeroberflächen wird auf den Einsatz von alternativen Beschreibungen von Icons und Grafiken, sowie die Leserichtung und die Unterstützung variabler Schriftgrößen geachtet.

Unter iOS ist die App mit der Standardlösung „Voiceover" nutzbar. Auch die Bildschirmlupe und reduzierte Animationen funktionieren zusammen mit der App. Unter Android ist die App mit „Talkback" nutzbar.

Für Dokumente, die du selbst oder deine Leistungserbringer hinterlegen, können wir keine Barrierefreiheit garantieren. Einige Dokumente, die du zur Einsicht herunterladen kannst, z. B. Datenschutzerklärung und weitere PDF-Dokumente, sind auf der Homepage der Pronova BKK hinterlegt und nicht direkt in der ePA-App. Diese Dokumente sind unter Umständen noch nicht vollumfänglich barrierefrei.

Ruf uns einfach unter 0214 32296-4916 an oder schicke uns deine Nachricht über das Kontaktformular.

Alternativ erreichst du uns auch per Post:
Pronova BKK
Horst-Henning-Platz 1
51373 Leverkusen

Beim Beauftragten der Bundesregierung für die Belange von Menschen mit Behinderungen gibt es eine Schlichtungsstelle gemäß § 16 BGG. Die Schlichtungsstelle hat die Aufgabe, Konflikte zwischen Menschen mit Behinderungen und öffentlichen Stellen des Bundes zu lösen.

Du kannst die Schlichtungsstelle einschalten, wenn du mit den Antworten, die du von den oben genannten Stellen bekommst, nicht zufrieden bist. Ziel der Schlichtungsstelle ist es, gemeinsam außergerichtlich eine Lösung zu finden, wenn es ein Problem gibt.

Das Schlichtungsverfahren ist kostenlos. Weitere Informationen erhältst du auf der Website der Schlichtungsstelle.

Diese Erklärung gilt für die ePA der Pronova BKK in den App-Stores von Apple und Google. Als Verantwortliche für die Inhalte – im Auftrag des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik – sind wir bemüht, unsere Websites und mobilen Anwendungen im Einklang mit den Bestimmungen des Behinderten­gleichstellungs­gesetzes des Bundes (BGG) sowie der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2102 barrierefrei zugänglich zu machen.