Elektronische Patienten­akte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein sicherer digitaler Ablageort für deine medizinischen Daten und Dokumente. Du kannst deine Patientenakte einfach mit unserer ePA-App verwalten und hast so jederzeit via Smartphone oder Tablet Zugriff auf deine gespeicherten Gesundheitsdaten. Über die ePA-App kannst du auch bestimmen, was gespeichert wird und wer darauf zugreifen darf.

Wenn du die App nicht nutzen möchtest, ist das auch kein Problem: Deine ePA funktioniert auch ohne App.

Das Wichtigste zuerst: Du benötigst für die ePA nicht die App! Du kannst dich entspannt zurücklehnen, denn die elektronische Patientenakte funktioniert auch ohne Smartphone oder Tablet. Du kannst also auch ohne App von den meisten Vorteilen, wie z. B. der verbesserten Versorgung im Notfall, profitieren.

Deine Ärzt*innen und Therapeut*innen laden ihre Befunde, Diagnosen, Verordnungen etc. automatisch in deine ePA. Den Zugriff erhalten sie einfach durch das Einlesen deiner elektronischen Gesundheitskarte (eGK). Das Zugriffsrecht besteht standardmäßig 90 Tage. Über die ePA-App kannst du diesen Zeitraum verkürzen oder verlängern.

Wenn auch du jederzeit Einsicht in deine ePA haben möchtest, benötigst du unsere App „Pronova BKK-ePA“. Diese findest du im Apple App-Store und Google Play Store. Nach Registrierung und Identifizierung kannst du direkt loslegen.

Wie du die ePA-App einrichtest, zeigen wir dir in unserem Video.

Übrigens: Auch hier besteht kein Zeitdruck. Die App kannst du dir zu jedem Zeitpunkt besorgen und du kannst loslegen, wann immer du möchtest.

Deine elektronische Patientenakte wird automatisch von uns als deiner Krankenkasse angelegt. Damit du auf deine ePA bequem jederzeit zugreifen kannst, stellen wir dir die ePA-App zur Verfügung. Du findest diese im Apple App-Store und Google Play Store – suche dort einfach nach „Pronova BKK-ePA“, lade die App runter und beginne mit der Einrichtung.

Zuerst legst du ein Benutzerkonto an und erhältst damit deine persönliche Gesundheits-ID. Damit hast du einen einheitlichen Zugang zu weiteren digitalen Gesundheitsanwendungen. Nach dem Anlegen des Benutzerkontos bestätigst du dieses per E-Mail und verbindest dein Konto mit deinem Smartphone oder Tablet. Anschließend wird deine Identität überprüft – es gilt: safety first, der Schutz deiner Daten ist uns sehr wichtig.

Du hast 3 Möglichkeiten deine Identität zu bestätigen:

• Du hast bereits die PIN für deine NFC-fähige Gesundheitskarte bekommen? Dann kannst du ganz easy mit ihr deine Identität für die ePA-App bestätigen.
• Du besitzt den neuen onlinefähigen Personalausweis und hast eine PIN dafür? Dann kannst du die Identifikation ruckzuck über dein Smartphone vornehmen. Hier leiten wir dich zum POSTIDENT Portal der Deutschen Post weiter. Nach erfolgreicher Identifizierung bist du startklar für die Nutzung der ePA-App.
• Du möchtest uns lieber in einem Service-Center besuchen? Kein Problem, wir können auch vor Ort die Identifikation mit dir zusammen abschließen.

Für die ePA-App wird ein Smartphone oder Tablet mit einem Betriebssystem für Android ab Version 10 oder IOS ab Version 17 benötigt. Achtung: Hast du auf deinem Smartphone ein sogenanntes Jailbreak-Tool installiert – das sind Programme, die es dir erlauben, von deinem Smartphone-Hersteller nicht überprüfte Apps zu installieren – kannst du die ePA-App allerdings nicht einrichten. Lösche daher dein Jailbreak-Tool, bevor du die App installierst.

Wie du die ePA-App einrichtest, zeigen wir dir in unserem Video.

In der ePA-App kannst du weitere Geräte freigeben und somit von mehreren Geräten auf deine gespeicherten Daten und Dokumente zugreifen. Im Menüpunkt „Einstellungen“ kannst du die Freigabe für weitere Geräte bestätigen.

Über die ePA-App ist das ganz einfach: Du kannst aktuell Dateien mit jeweils bis zu 25 MB in den Formaten PDF, TXT, RTF, JPG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, ODS und XML hochladen. Der Speicherplatz ist nicht begrenzt, also musst du dir keine Sorgen machen, dass Dokumente verloren gehen oder nicht in deine ePA „passen“. Du kannst deine Dokumente auch jederzeit herunterladen – achte aber darauf, sie an einem sicheren Ort zu speichern.

Möchtest du Dokumente in deiner ePA hinterlegen ohne die App zu nutzen, kannst du dich an uns wenden. Bitte beachte aber, dass es so länger dauert, bis deine Dokumente in deiner ePA gespeichert sind.

Bei einem Wechsel der Krankenkasse wird deine ePA mit deinen Daten ganz einfach zu deiner neuen Krankenkasse mitgenommen. Solltest du bereits gegen einzelne Einstellungen widersprochen haben, werden diese automatisch mit übertragen.

Wenn du für dich entschieden hast, dass du keine ePA haben möchtest, kannst du zu jedem Zeitpunkt widersprechen. Du hast dabei verschiedene Möglichkeiten:

1. Du kannst der automatischen Einrichtung deiner elektronischen Patientenakte in vollem Umfang widersprechen. Sollte deine ePA bereits angelegt worden sein, wird diese vollständig nach einer Widerrufsfrist von 42 Tagen gelöscht. Dazu erhältst du von uns eine schriftliche Bestätigung.

2. Du widersprichst in Teilen der ePA. Folgendes kannst du bestimmen:

• Wir dürfen keine Leistungsauskunft mit deinen Abrechnungsdaten in deine ePA einstellen.
• Wir dürfen deine Daten aus dem E-Rezept nicht in die Medikationsliste der ePA übertragen.
• Leistungserbringende dürfen keinen Zugriff auf deine Medikationsdaten und deine Medikationsliste haben (digital gestützter Medikationsprozess).
• Wir dürfen deine Daten nicht anonymisiert für Forschungszwecke weitergeben (ab Juli 2025).

Bei allen weiteren Fragen rund um Widersprüche und Zugriffsberechtigungen hilft dir unsere Ombudsstelle weiter. Die Kontaktdaten findest du am Ende dieser Seite.

Sobald deine elektronische Gesundheitskarte (eGK) für deine medizinische Behandlung eingelesen wird, erhält die Praxis Zugriff auf die in der ePA hinterlegten Informationen, die für deine Behandlung wichtig sind. Der Zugriff besteht standardmäßig 90 Tage, kann durch dich aber auch verkürzt, verlängert oder beschränkt werden.

Zusätzlich kannst du allen Personen und Einrichtungen, die sich um deine Gesundheit kümmern, über die ePA-App gezielt Zugriff geben: Ärzt*innen, Psychotherapeut*innen und Hebammen, aber auch Apotheken, Reha-Kliniken und Krankenhäusern sowie gesetzlichen Vertreter*innen. Beachte dabei, dass Ärztinnen und Ärzte deine ePA nicht persönlich bearbeiten müssen. Sie dürfen diese Aufgabe an ihr Praxispersonal abgeben. Deine Privatsphäre bleibt dabei weiterhin geschützt.

Über deine ePA-App kannst du ganz einfach die Zugriffsberechtigungen für Leistungserbringende verwalten. So kannst du einzelnen Praxen oder Kliniken den Zugriff auf deinen vollständigen Patientenordner oder auf bestimmte Dokumente verweigern.

Wenn du die ePA-App nicht nutzt, kannst du ebenfalls Zugriffe einschränken. Wende dich hierzu am besten an unsere Ombudsstelle. Diese hilft dir bei Fragen rund um Widersprüche und Zugriffsberechtigungen weiter. Die Kontaktdaten findest du am Ende dieser Seite.

Ärzt*innen, Therapeut*innen, Krankenhäuser und Apotheken können alle Informationen in deiner ePA speichern, die für deine Behandlung relevant sind. Das sind z. B.:

• Dein Medikationsplan: Darin sind alle deine Medikamente aufgelistet, sofern du mind. 3 verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnimmst.
• Dein Notfalldatensatz: Das sind Informationen zu medizinischen Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamenten für die Notfallversorgung. Auch Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Organspende-Erklärungen gehören dazu.
• Deine Dokumente: Das sind z. B. Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen.
• Elektronische Arztbriefe (sogenannte eArztbriefe): Darin sind Informationen abgespeichert, die wichtig für Überweisungen und Weiterbehandlung bei anderen Ärztinnen und Ärzten sind.

Außerdem kannst du Impfausweis, Mutterpass, Untersuchungshefte für Kinder und das Zahnbonusheft in deiner ePA über deine Arzt- bzw. Zahnarztpraxis hinterlegen lassen. Die App benachrichtigt dich, wenn Dokumente neu hochgeladen oder verändert werden.

Ja – unbedingt! Du solltest deine Ärztin oder deinen Arzt regelmäßig bitten, die Dokumente in deiner ePA zu aktualisieren. Einige Daten werden automatisch nach deiner Behandlung in die ePA übertragen. Das sind z. B. Laborbefunde, Medikationsdaten oder Arztbriefe. Andere Daten werden nur auf deinen Wunsch eingestellt, u. a. deine Krankschreibung (eAU), deine Erklärung zur Organ- und Gewebespende oder Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen. Sprich deine Ärztin oder deinen Arzt hier am besten darauf an.

Sollte sich deine Ärztin oder dein Arzt weigern, deine ePA zu befüllen, wendest du dich an deine örtliche Kassenärztliche Vereinigung (KV). Die Kontaktdaten bekommst du bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Eine sogenannte Leistungsauskunft stellen wir dir jährlich automatisch in deiner ePA zur Verfügung. Damit hast du einen Überblick, welche Leistungen du bei uns in Anspruch genommen hast. Solltest du dies nicht wünschen, kannst du uns dies gerne formlos mitteilen.

Darüber hinaus haben wir zukünftig die Möglichkeit, deine Dokumente aus vorherigen Untersuchungen in deine ePA einspielen zu lassen. Wir kümmern uns hier um das Einscannen und das Übertragen in deine ePA. Damit ist deine ePA jederzeit vollständig.

Niemand außer dir, deinen behandelnden Ärzt*innen, Therapeut*innen, Krankenhäusern, Apotheken und den Personen, denen du es erlaubst. Auch nicht deine Krankenkasse als Anbieter der App und das Unternehmen, das die App betreut (der IT-Dienstleister BITMARCK).

Deine Krankenkasse als Anbieter der ePA speichert und verarbeitet deine Daten.

Die Server befinden sich in Deutschland und unterliegen damit deutschen Vorgaben zum Datenschutz. So sind deine Daten immer sicher.

Die ePA soll dich ein Leben lang begleiten, Daten und Dokumente bleiben also immer gespeichert und werden nicht irgendwann gelöscht. Aber: Du kannst deine Gesundheitsdaten in Teilen oder auch vollständig jederzeit löschen. Deine persönlichen Daten werden allerdings erst gelöscht, wenn du die gesamte ePA löschen lässt.

Wichtig: Deine Ärztin oder dein Arzt kann Dokumente aus deiner ePA herunterladen und diese im praxiseigenen Arztinformationssystem speichern. Dort bleiben sie auch dann, wenn du sie aus deiner ePA löschst.

Du kannst deine ePA jederzeit mit einer Frist von 6 Wochen zum Folgemonat löschen. Dafür benötigen wir eine schriftliche Information von dir (per Brief oder per E-Mail mit gültiger Unterschrift). Beachte bitte, dass nach dem Löschen deiner ePA alle dort gespeicherten Daten unwiderruflich gelöscht werden.

Bitte melde dich direkt bei unserer Ombudsstelle unter der Telefonnummer 0214 32296-4916 (montags bis freitags, 08:00 bis 16:00 Uhr). Hier unterstützen wir dich dabei, dass der App-Zugriff nicht mehr über das verlorene Gerät möglich ist. Über den ePA-Self-Service kannst du den Zugriff auch direkt online sperren.

Die App ist im besten Sinne barrierefrei gestaltet. Was das genau bedeutet? Hier sind die technischen Details:

Die App wird generell unter Einhaltung der Vorgaben zu herstellerspezifischem Design der jeweiligen Plattform (Google Material Design Guidelines bzw. Apple Human Interface Guidelines) sowie nach Prinzipien des Interaktionsdesigns, mobilen Interaktionsdesigns und der Ergonomie von Benutzeroberflächen gestaltet.

Die Benutzeroberflächen werden jeweils in Form von auf der Plattform nativen Code/Oberflächen umgesetzt und unterstützen damit generell plattformspezifische Funktionen für Barrierefreiheit (Screen Reader, Touch Feedback etc.). Bei der Umsetzung der Benutzeroberflächen wird auf den Einsatz von alternativen Beschreibungen von Icons und Grafiken, sowie die Leserichtung und die Unterstützung variabler Schriftgrößen geachtet.

Unter iOS ist die App mit der Standardlösung „Voiceover" nutzbar. Auch die Bildschirmlupe und reduzierte Animationen funktionieren zusammen mit der App. Unter Android ist die App mit „Talkback" nutzbar.

Für Dokumente, die du selbst oder deine Leistungserbringer hinterlegen, können wir keine Barrierefreiheit garantieren. Einige Dokumente, die du zur Einsicht herunterladen kannst, z. B. Datenschutzerklärung und weitere PDF-Dokumente, sind auf der Homepage der Pronova BKK hinterlegt und nicht direkt in der ePA-App. Diese Dokumente sind unter Umständen noch nicht vollumfänglich barrierefrei.

Ruf uns einfach unter 0214 32296-4916 an oder schicke uns deine Nachricht über das Kontaktformular.

Alternativ erreichst du uns auch per Post:
Pronova BKK
Horst-Henning-Platz 1
51373 Leverkusen

Beim Beauftragten der Bundesregierung für die Belange von Menschen mit Behinderungen gibt es eine Schlichtungsstelle gemäß § 16 BGG. Die Schlichtungsstelle hat die Aufgabe, Konflikte zwischen Menschen mit Behinderungen und öffentlichen Stellen des Bundes zu lösen.

Du kannst die Schlichtungsstelle einschalten, wenn du mit den Antworten, die du von den oben genannten Stellen bekommst, nicht zufrieden bist. Ziel der Schlichtungsstelle ist es, gemeinsam außergerichtlich eine Lösung zu finden, wenn es ein Problem gibt.

Das Schlichtungsverfahren ist kostenlos. Weitere Informationen erhältst du auf der Website der Schlichtungsstelle.

Diese Erklärung gilt für die ePA der Pronova BKK in den App-Stores von Apple und Google. Als Verantwortliche für die Inhalte – im Auftrag des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik – sind wir bemüht, unsere Websites und mobilen Anwendungen im Einklang mit den Bestimmungen des Behinderten­gleichstellungs­gesetzes des Bundes (BGG) sowie der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2102 barrierefrei zugänglich zu machen.